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La planeación financiera es un tema clave en la toma de decisiones y estrategia de una compañía. Sin embargo, el aumento en la incertidumbre producto de fuertes cambios en la economía mundial y, por supuesto, la crisis sanitaria en un marco de pandemia, obliga a las organizaciones a involucrar a todos los departamentos de la compañía en el proceso de planeación. ¿Por qué? Una visión holística del negocio acelera el proceso para la toma de decisiones y proporciona la agilidad necesaria para ser sostenibles dentro de un ambiente VUCA.
Por supuesto, no siempre es fácil involucrar a otros departamentos en el proceso de planeación. Por ello, es importante conocer estos cinco consejos que permiten a la empresa crear colaboración entre las diferentes áreas de la empresa.
1. Defina primero la estrategia de la compañía y alinéela al plan financiero
De acuerdo con el artículo de Harvard Business, “The Big Lie of Strategic Planning”, juntar las palabras “estratégico” y “plan” sólo lleva a que ambos sean ineficaces, afirma el estratega en negocios Roger Martin, así mismo, comenta que la estrategia debe centrarse únicamente en cómo generar ingresos de manera más efectiva y lograr generar valor de acuerdo con las prioridades más altas de la empresa. Una vez establecida una estrategia clara, el proceso anual de planeación financiera asume el papel ahora relevante de evaluar los costos y recursos necesarios para alcanzar mejor esos objetivos.
La definición de la estrategia no sólo proporciona más claridad, sino que también permite alinear el presupuesto y la planeación con los objetivos generadores de ingresos o de alta prioridad de la organización. La gerencia financiera desempeña un papel de liderazgo en el fomento del desarrollo de una estrategia, la cual sea coherente con el ejercicio de planeación financiera y por ello, su papel es relevante en la priorización de las principales actividades de la compañía. Esto crea un espacio de colaboración y conversación cada vez más productivo con líderes de cada departamento a medida que los planes funcionales y técnicos se alinean con la estrategia corporativa.
2. Adopte un enfoque de balanceo
¿Por qué gastar tiempo y esfuerzo en un “plan anual” que en gran medida será obsoleto e irrelevante al final del primer trimestre? Ese es el pensamiento de muchos líderes de cada uno de los departamentos de una compañía. La realidad es que el ritmo del cambio actualmente es tan veloz que aferrarse a un plan durante todo un año a menudo provoca que los pronósticos no reflejen la realidad y las organizaciones dejen de tomarlos en cuenta para la toma de decisiones. Por lo anterior, existe un método más eficaz para hacer planeación financiera, el cual es comúnmente llamado pronósticos continuos los cuales, se construyen en una repetición de periodos cortos en lugar de ser ejercicios anuales. A diferencia de los presupuestos colmados con cientos de partidas, los presupuestos continuos se centran en los principales impulsores empresariales. Las previsiones continuas son prospectivas y pueden actuar como un sistema de alerta temprana cuando se ha desviado del curso, por lo que puede ajustar rápidamente las palancas que impulsan el rendimiento.
3. Aumente la transparencia y la visibilidad
Si se encuentra en una empresa en la cual el área de Gerencia Financiera solo se reúne con los líderes de cada departamento en noviembre de cada año y luego, no se vuelve a tocar el tema de presupuesto financiero, no es de extrañar que las áreas se vuelvan escépticas y muestren poco interés sobre el proceso de presupuesto. Una planeación financiera exitosa requiere compromiso durante todo el año y una manera esencial de fomentarla es proporcionando una mayor visibilidad en tiempo real de los análisis, las tendencias y los resultados. Gerencia Financiera puede aprovechar las nuevas soluciones tecnológicas que ofrecen una dinámica 360 grados del negocio y características que pueden proporcionar un espectro completo de datos e información personalizados en tiempo real. Cuando el presupuesto con cientos o miles de partidas individuales se transforma en una ventana electrónica dinámica en la organización, en la cual muchos actores intervienen en la construcción del presupuesto, los líderes de los departamentos se sienten motivados a involucrarse más en el proceso de una manera significativa y continua.
4. Vaya más allá de los procesos habituales
Una vez que surge un proceso de planeación financiera más dinámico, hay una oportunidad significativa de profundizar en la organización para identificar más claramente los factores claves de resultados e ingresos, así como los problemas y programas que están elevando los costos. Una manera para hacerlo es aprovechar el conocimiento y la experiencia de aquellos que están más cerca de las primeras líneas del negocio u operación. Trabaje con líderes empresariales para identificar a las personas de sus equipos que tienen una visión práctica de los desafíos y oportunidades con los que se enfrentan todos los días.
5. Comunique temprano y a menudo
Para cualquier iniciativa empresarial importante, la comunicación es la clave si se busca impulsar la participación y los resultados a largo plazo. Adopte un enfoque que garantice puntos de contacto de comunicación durante todo el año para fomentar los procesos y flujos de trabajo de entrada y refinación. A medida que el compromiso se profundiza, deberían surgir comunicaciones y conexiones más efectivas sobre la marcha. Al evolucionar su proceso de un temido evento una vez al año a una conversación en curso sobre el negocio y búsqueda de mejores resultados, creará relaciones y confianza que aseguren el éxito del plan financiero.
Sin duda, estos cambios no ocurrirán de la noche a la mañana. Sin embargo, al desarrollar sistemáticamente un enfoque nuevo, más dinámico y flexible para la planeación anual, obtendrá una participación más profunda, información más oportuna y mejores resultados.
