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Consejos para mejorar tu flujo de caja

 In Planificación financiera

¿Cuál es la ventaja de tener una fuente única de datos financieros y operativos?

El flujo de caja parece ser el Talón de Aquiles para algunas organizaciones, este reporte refleja los ingresos y egresos en efectivo del negocio, es la medida esencial que permite conocer de forma rápida la liquidez de una empresa.

En muchas ocasiones los informes que conforman el flujo de caja se hacen con herramientas inadecuadas que colapsan ante el volumen de información y donde hacer cambios en los reportes representa un esfuerzo que demanda bastantes recursos y mucho tiempo.

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Por lo anterior los líderes financieros están buscando mejores formas de trabajar su flujo de caja y tener una única fuente de verdad, en particular, cuando las empresas tienen datos que se actualizan en tiempo real para todos los usuarios, significa menos iteraciones, menos demoras en la actualización y más veracidad en los datos. 

Tomemos, por ejemplo, las imprecisiones que tiene Excel: casi el 90%de las hojas de cálculo contienen al menos un error, según investigaciones, pero la verdad es que Excel no es el único problema para muchas organizaciones. Muchas pequeñas empresas están haciendo malabarismos con dos o tres programas de software, mientras   

que las medianas empresas pueden estar entre cuatro a siete y en las grandes organizaciones, ese número puede ser fácilmente de dos dígitos. El uso de una herramienta estática, como Excel, para intentar cazar esos innumerables programas crea una fuente inmensa para informar errores. En su lugar, se puede considerar una herramienta financiera que pueda integrar datos en una fuente centralizada. 

Encontrar e informar los errores  puede ser frustrante, si el equipo de finanzas dedica todo su tiempo a esta tareatendrá menos tiempo para profundizar en el análisis y revelar la historia detrás de los datos. Es hora de pensar de manera integral y adoptar soluciones sencillas que evitarán errores incluso antes de que comiencen. 

¿Cómo los escenarios predictivos pueden ayudarlo a planificar con anticipación? 

Muchas empresas pasan semanas o meses trabajando sobre el plan o presupuesto anual, aunque para el momento de terminarlo, el mercado ha cambiado drásticamente y sus supuestos están fuera de fecha, pronostican basándose en datos históricos o con las mejores suposiciones de los líderes empresariales.

Actualmente cerca del 80% de las organizaciones utilizan hojas de cálculo para su análisis y planeación financiera, lo cual hace casi imposible tener escenarios predictivos en el momento adecuado con esta herramienta, porque hay varias versiones, son extremadamente difíciles de actualizar y administrar, son propensos a errores, con fórmulas y enlaces rotos, por lo que el equipo financiero gasta más tiempo detectando errores que aportando a la estrategia de la compañía.  

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Pero hay una mejor forma: los escenarios predictivos. Estos permiten que los directivos de las empresas puedan planificar y reasignar recursos continuamente realizando proyecciones basadas no solo con información histórica si no con la última información actualizada y los resultados de algoritmos predictivos de diferentes escenarios en tiempo real.    

Los escenarios predictivos creados con la herramienta adecuada pueden reducir el tiempo que se necesita para completar la planificación financiera en un 70% o más. Tener una herramienta que permita consolidar e integrar datos reales de cualquier sistema de forma fácil y frecuente, que pueda crear rápidamente múltiples versiones, que le permitan analizar el rendimiento y los diferentes escenarios hipotéticos garantizará tener una única fuente de verdad en cualquier momento.    

Los escenarios predictivos le pueden brindar una visibilidad de cómo lavariables de su empresa se vinculan y afectan a otrasCon ese fin, también debería permitirle crear modelos basados ​​en variables que abarquen departamentos. Por ejemplo, dado que el precio es un factor que impulsa las ventas, cambiar un precio afectan las ventas totales, los costos de producción, los gastos y más.   

Uno de los valores de tener escenarios predictivos es tener la posibilidad de sondear múltiples posibilidades de “qué pasaría si” que permitan cambiar algunas suposiciones claves y ver instantáneamente su efecto en el plan general.

La herramienta adecuada, con una interfaz intuitiva y de fácil manejo hace que sea más sencillo planificar y pronosticar en forma colaborativa, ingresos, gastos y más. 

¿Cómo los equipos de análisis y planeación financiera se pueden convertir en socios estratégicos? 

Un primer paso clave en el desarrollo de una cultura de análisis, es identificar a un líder que comprenda plenamente y defienda la necesidad de cambio y que fomente un entorno en el que el tiempo, las herramientas y la tecnología estén disponibles para hacerlo realidad. Es casi imposible cambiar una cultura si las personas dentro de la organización no están convencidas de que su liderazgo está verdaderamente comprometido a hacer las cosas de manera diferente.

Hay que hacer el esfuerzo por crear un entorno que atraiga y mantenga al tipo de personas que pueden llevar a su equipo al siguiente nivel, que no sea solo introspectivo y producir estados financieros, si no que establezcan la dirección y la visión para servir al negocio.   

Una cultura de análisis requiere una plataforma que ofrezca la  velocidad, la facilidad y el poder  para optimizar los procesos de planificación y presupuesto, para proporcionar capacidades analíticas que generen información valiosa y pronósticos en un instante. Depender únicamente de  Excel  o de una solución heredada bloquea al equipo en un modo de planificación estático que devora su tiempo y limita sus capacidades estratégicas.

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Las herramientas especializadas y basadas en la nube , por otro lado, abren la puerta a un   enfoque de planificación activa en el que puede involucrar a los socios de la empresa, responder rápidamente a los cambios comerciales y brindar datos e información valiosos que ayuden a las personas a hacer mejor su trabajo y obtener mejores resultados.

Teniendo el talento y la tecnología, el equipo de Análisis y Planeación Financiera está ahora en posición de transformarse a sí mismo, pasando de desempeñar tareas manuales a ser socios estratégicos.

Hay que tomarse el tiempo para aprender sobre los desafíos claves e identificar oportunidades y áreas para mejorar, luego buscar formas en que el análisis de datos puede agregar valor.

A medida que los líderes empresariales vean el  valor de la analítica  directamente, se interesarán más y estarán más abiertos a trabajar con el área de finanzas. La tecnología adecuada fomentará una mayor colaboración al proporcionar a los usuarios acceso instantáneo a datos y análisis de gran alcance, ayudándolos a hacer mejor su trabajo y brindándoles conocimientos que están al alcance de la mano, en cualquier dispositivo tecnológico.

En este punto, el cambio cultural se vuelve real y autónomo. El equipo de Análisis y Planeación Financiera podrá aprovechar este entorno cada vez más colaborativo al dedicar más tiempo a trabajar con las demás áreas del negocio.

Ciertamente, una cultura de análisis no aparece de la noche a la mañana. Pero se puede cultivar adoptando un enfoque sistemático, identificando al equipo adecuado, brindándoles las herramientas adecuadas, fomentando un verdadero entorno de colaboración y permitiendo que la información impulse el cambio.

Ciertamente, una cultura de análisis no aparece de la noche a la mañana. Pero se puede cultivar adoptando un enfoque sistemático, identificando al equipo adecuado, brindándoles las herramientas adecuadas, fomentando un verdadero entorno de colaboración y permitiendo que la información impulse el cambio.

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En Rollup Consulting lo guiaremos a través de algunas de las mejores prácticas y lo asesoraremos sobre los pasos para que su flujo de caja sea un éxito en su organización.

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