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¿Cómo mejorar el proceso de generación de reportes financieros?

 In Planificación financiera

Los líderes de las empresas están saturados de tantos informes que llegan a diario, incluso dejan de leer muchos de estos. Según un estudio realizado por el American Institute of CPAs y el Chartered Institute of Management Accountants, el 32% de los ejecutivos de nivel C dijeron que grandes cantidades de datos no han hecho que las cosas mejoren, todo lo contrario en muchos casos han hecho que  la toma de decisiones empeore.

Pero si ofreces muy poca información, las partes interesadas te exigirán datos más relevantes e información oportuna inmediatamente. Caso en cuestión: esa misma encuesta encontró que el 70% de los ejecutivos de nivel C, dijeron que al menos una iniciativa estratégica fracasó en los últimos tres años, debido a retrasos en la toma de decisiones. Entonces, ¿cómo hacer para no abrumar a los ejecutivos con tanta información y al mismo tiempo ofrecer los datos necesarios para tomar decisiones correctas?

Ellos necesitan datos precisos, porque cualquiera puede opinar, y normalmente gana la opinión más importante, es decir, la de los gerentes o líderes que se encuentran en la parte superior de la organización. Por lo tanto, en la medida en que se estén tomando decisiones basadas en la intuición, con información errónea y engañosa, una organización está en riesgo. Aquí hay tres pasos probados para mejorar tu proceso:

Paso # 1: Encuesta de usuarios

Tu CEO necesita acceso a datos diferentes a los que necesita el gerente de Recursos Humanos.  Sin embargo, también es probable  que ambos puedan estar interesados ​​en alguna información común. Incluso dentro de una misma área, los empleados pueden buscar información diferente.  Los gerentes tienen diferentes requisitos y objetivos; algunos prefieren una visión general de alto nivel, mientras que otros quieren información específica y detallada.

Entonces, ¿qué debe hacer un equipo financiero?

Suena simple, pero todo comienza con una buena comunicación. Habla con los usuarios y descubre lo que quieren y por qué lo quieren. Pregunta qué tipo de decisiones tomarán con mejor información. Profundiza en cómo les gustaría presentar los informes y con qué frecuencia los necesitan. De vez en cuando, has un seguimiento con una reunión breve o una encuesta simple, para asegurarse de que los gerentes estén usando los informes y si hay alguna información nueva que sea útil.

Por supuesto, es esencial continuar realizando inversiones continuas en tecnología, que garanticen que puedas entregar los informes que la organización requiere, en formatos fáciles de usar. Las inversiones en tecnología no solo ahorran tiempo de planeación y análisis financiero, lo que permite un enfoque más reflexivo y estratégico para generar informes relevantes, sino que también tienen un impacto medible en el resultado final. Un estudio realizado por Nucleus Research, encontró que el rendimiento promedio de cada dólar gastado en tecnología de analítica fue de $ 13.01.

Paso # 2: personalizar dashboards

Una fortaleza clave de las inversiones en tecnología es la tecnología dashboard o de tableros de mando. Los dashboards han revolucionado los informes, reduciendo drásticamente las montañas de hojas de cálculo con tablas apiladas una tras otra, que llegan a los gerentes y jefes de departamento por correo electrónico o copia impresa. Por lo tanto, asegúrate de aprovechar al máximo la tecnología, trabajando con los usuarios en la personalización de dashboards, para que así, puedan acceder a los informes que desean y en el formato que les sea más útil.

Un dashboard personalizado permite a los gerentes hacer un mejor trabajo al medir y monitorear el desempeño, así como modelar en tiempo real y de manera proactiva los resultados comerciales y los datos financieros. Los dashboards también son una herramienta poderosa para rastrear el desempeño más amplio de tu compañía, en comparación con sus expectativas y metas planificadas en el año.

Cuando se trata de dashboards, una demostración rápida puede ser muy útil. Puedes mostrar a los usuarios el poder de la visualización de datos, presentada en una variedad de formatos, desde gráficos estándar de barras, columnas o anillos, hasta gráficos de embudo, cascada y burbujas más atractivos. Y puedes también, demostrar cómo pueden generar sus propios informes para obtener aún más información sobre el rendimiento de su equipo y cómo afecta a toda la organización.

Estas herramientas de visualización han demostrado ser revolucionarias en términos de hacer que los informes sean accesibles y comprensibles para una amplia gama de usuarios. Como señaló recientemente un escritor de TechTarget: “Sin (visualizaciones de datos), los equipos de análisis se están involucrando en una tarea casi imposible que equivale a volar un avión con los ojos vendados”.

Paso # 3: seguimiento de resultados

A menudo se dice que lo que se mide, es lo que se hace. También se dice que, si no puedes medirlo, no puedes administrarlo, y si no puedes administrarlo, no puedes mejorarlo. Con eso en mente, una forma de garantizar que se generen informes relevantes, es evaluar si están conduciendo a resultados medibles.

¿Los informes han resultado en una mayor eficiencia, cambios en el comportamiento o un aumento en las ventas y ganancias? Internamente, ¿los informes ayudan a impulsar la colaboración y las conversaciones más importantes? Si no, ¿por qué? Es posible que necesites profundizar en si la información correcta está llegando a las manos correctas en el momento correcto.

Abrir líneas de comunicación con las personas que consultan la información que generas es clave. Discute los resultados específicos y luego identifica los informes, o los ajustes a los informes, que proporcionarán datos e información en tiempo real para obtener mejores resultados. El cliente de Adaptive Insights, Cumulus Media, aplicó con éxito este enfoque, instituyendo informes de autoservicio para que los usuarios de toda la organización pudieran crear y ejecutar informes a solicitud. El resultado: ahora solo lleva unos segundos, no días, acceder y analizar los datos del desempeño del negocio relevantes para cada gerente.

Finalmente, celebra y resalta el éxito. Si cierto departamento está logrando grandes ganancias o ahorros al aprovechar el conocimiento de los informes que está recibiendo y generando, entonces promueve y difunde eso en toda la organización. El éxito generará éxito.

Un buen informe conduce a mejores resultados.

Por supuesto, es importante recordar que cuando se trata de informes, las finanzas deben ser un facilitador y un socio estratégico, no el guardián de la información. Los gerentes deben ser autosuficientes. Pero es importante poner la información relevante en sus manos para que no tengan que rastrear las finanzas cada vez que tengan una pregunta.

En definitiva, un buen informe conduce a mejores resultados. Al identificar y entregar los informes que los líderes y gerentes de toda su organización necesitan, la planeación y el análisis financiero pueden tener un gran impacto y convertirse en socios estratégicos. Las finanzas tienen la oportunidad de expandirse de contadores de granos a productores de granos.

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